???to get the job done by someone else?
Memiliki otoritas adalah salah satu kemewahan diri bagi sebagian orang. Anda mampu menentukan arah langkah ke kanan, kiri atau putar balik. Anda memiliki kendali hampir di setiap tahap pekerjaan sehingga bisa memastikan yang terbaik termasuk ketika diperlukan perubahan untuk mencapai hasil maksimal. Bagi individu dengan kecenderungan otonom tinggi, ia lebih senang melakukan pekerjaan tanpa campur tangan orang lain. Rasanya tak sabar dan meresahkan jika bergantung pada pihak lain. Begitu pula jika harus membagi otoritas, ada bermacam ketakutan seperti target tidak tercapai, kualitas menurun dan sebagainya.
Ketika Anda bekerja sendiri, hanya sejumlah pekerjaan yang bisa dilakukan, seberapa pun kerasnya Anda bekerja. Anda hanya bisa bekerja beberapa jam dalam satu hari, dan hanya beberapa pekerjaan yang dapat diselesaikan. Karenanya, terbatas pula orang yang dapat Anda bantu, maka, kesuksesan Anda pun terbatas!
Apabila pekerjaan Anda bagus, akan semakin banyak permintaan datang, lebih dari yang mampu Anda berikan. Kondisi ini yang akan membawa Anda ke ruang penuh tekanan dan pekerjaan yang melebihi kapasitas. Anda tidak bisa memenuhi permintaan semua orang, hingga datanglah stress, perasaan tidak puas, tidak senang juga merasa mengecewakan banyak orang.
Ini saatnya Anda melakukan delegasi pada orang lain.
Pertama kali memberikan delegasi pada orang lain, ada kemungkinan ia akan melakukan lebih lama dari yang biasa Anda lakukan. Ini karena Anda telah menguasai pekerjaan tersebut, sementara ia sedang mempelajari. Anda harus bersabar, jika memang telah memilih orang tepat dan cara mendelegasi dengan benar, Anda akan melihat dia segera menjadi orang yang kompeten dan dapat diandalkan.
Mendelegasikan tugas tidak sesederhana membagi materi kerja pada orang lain, namun juga memberikan kepercayaan dan kesempatan individu lain untuk berkembang. Teknik yang terlihat sederhana ini bisa menjadi sangat rumit dan tidak menyenangkan. Jika Anda terlalu cepat mengambil alih kendali apalagi tanpa alasan jelas, hal ini tentu dapat menimbulkan demotivasi tim. Bukan tidak mungkin Anda dipandang tidak bisa mempercayai orang lain, atau tidak ingin orang lain berkembang. Padahal keuntungan dari delegasi adalah; terpenuhinya target kerja (sukses) lebih banyak pekerjaan, berkembangnya potensi individu lain, juga … menjadi ajang untuk promosi.
Delegasi juga menjadi salah satu cara untuk mendapatkan kandidat, bukan sekedar teknik manajemen untuk memberi pemimpin waktu luang. Sebagai pemimpin, Anda harus memastikan proses ini berjalan dengan tepat. Seperti juga ketika Anda sebagai penerima delegasi, Anda memiliki kesempatan untuk ?manage upwards? dan memberikan saran pengembangan selama proses itu.
Aturan sederhana dalam pendelegasian, seperti juga telah dikenal dalam manajemen, yakni SMART: specific, measurable, agreed, realistic, time bound. Kita bisa menambahkan menjadi SMARTER: ethical dan recorded.
Siapa orang yang tepat untuk menerima tugas ini? Anda dapat menggunkan beberapa indikator penilaian/pertimbangan berikut;
(1) Pengalaman, pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan dalan pekerjaan yang akan didelegasikan. Apa pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki? Adakah waktu dan kemampuan untuk memberikan dia pelatihan sebelum menerima tanggung jawab ini?
(2) Kecenderungan pola kerja individu. Seberapa mandirikah ia? Apa yang ia inginkan dari pekerjaannya? Apa tujuan dan minat jangka panjangnya dan apakah memiliki korelasi dengan tugas yang akan diberikan?
(3) Ketersediaan waktu individu. Apakah ia memiliki waktu untuk tugas ini? Atau ia sendiri sedang kebanjiran tugas?
Singkatnya, Anda perlu memastikan bahwa ia (mereka) mengetahui yang Anda inginkan, mendapatkan otoritas untuk mencapai hal itu, dan mengetahui caranya.
Dalam pendelagasian, tentu diperlukan monitoring, karenanya jangan lupakan langkah sederhana: (a) mendiskusikan kerangka dan batas waktu; (b) menyetujui daftar tugas yang akan Anda review tiap tahap kemajuannya; (c) membuat penyesuaian jika diperlukan; dan (d) menyediakan waktu untuk mereview keseluruhan tugas.
Last but not least, pastikan seluruh tim memahami bahwa Anda perlu mengetahui jika ada masalah yang terjadi. Anda juga terbuka untuk semua pertanyaan atau guidance yang diperlukan dalam perkembangannya.
